Em algum momento você precisa tirar contatos do dia a dia — leads que já não fazem sentido na operação, prospects que sumiram, dados antigos pra limpar. O Syncro tem duas operações distintas: arquivar (operação leve, reversível) e excluir (operação pesada, irreversível). Esse artigo explica quando usar cada uma.
Diferença essencial
| Aspecto | Arquivar | Excluir |
|---|---|---|
| Status do lead | exclude_from_pipeline=true |
Apagado do banco |
| Aparece no Kanban | Não | Não |
Aparece na listagem /contatos |
Só com filtro de arquivados | Não (sumiu) |
| Histórico preservado | Sim | Não (notas, conversas, mensagens — todos apagados) |
| Reversível | Sim (desarquivar) | Não |
| Impacto em automações | Para de disparar | Para de disparar |
| Quando usar | Lead frio, perdido, não responde mais | Cadastro errado, dados de teste, LGPD |
Atenção: na maioria dos casos, arquivar é a opção certa. Excluir é definitivo e perde tudo.
Arquivar um contato
Arquivar é soft delete — o lead some das visualizações ativas mas mantém todo o histórico. Você pode desarquivar depois se voltar a fazer sentido.
Quando arquivar
-Lead que sumiu e não responde mais
-Lead com proposta perdida (após criar LostSale, geralmente arquiva)
-Lead duplicado após mesclagem (o secundário fica merged, similar a arquivado)
-Lead com dados desatualizados que vai ser recuperado mais tarde
-Limpeza de listas antigas sem perder histórico
Como arquivar pelo drawer
1.Abra o drawer do lead (clique no nome ou no card do kanban).
2.No cabeçalho do drawer, clique no botão Arquivar contato (ícone de lixeira).
3.Aparece confirmação.
4.Confirme.
5.O lead é arquivado:
-Some do kanban e da listagem padrão.
-Todas as conversas / notas / anexos / tarefas vinculadas continuam no banco (acessíveis se você desarquivar).
-Lead Scoring para de processar pra esse lead.
-Sequências ativas marcam o lead como exited.
Como arquivar em massa
Hoje a UI não tem botão de "arquivar em massa" no painel padrão. Alternativas:
-Filtrar e arquivar um por um — funciona pra dezenas de leads. -Via API REST v1 — pra automatizar arquivamento em massa. -Pedir ao suporte — pra arquivar baseado em critério complexo (ex: "todos leads sem interação há 6 meses").
Como ver leads arquivados
A listagem /contatos por padrão esconde arquivados. Pra ver:
1.Aplique o filtro Status = Arquivados (se disponível na sua versão). 2.Ou contate suporte pra extração específica.
Desarquivar
Se você arquivou e quer voltar:
1.Abra o lead arquivado (pelo filtro ou por busca direta). 2.No drawer, há botão Desarquivar (em vez de Arquivar). 3.Clique. 4.Lead volta pra listagem ativa.
Excluir um contato (definitivo)
Excluir apaga o lead do banco de dados junto com tudo vinculado: conversas, mensagens, notas, anexos, eventos, tarefas, vendas registradas, scoring history.
Quando excluir
-Cadastro errado com dados que não fazem sentido. -Dados de teste (você tava testando uma feature). -Pedido formal de LGPD — o titular dos dados solicitou exclusão definitiva. -Limpeza extensiva de banco antes de migrar pra outro sistema.
Cuidados antes de excluir
Atenção: ao excluir, você perde para sempre:
- Histórico de mensagens (WhatsApp, Instagram, site)
- Conversas inteiras vinculadas
- Notas, anexos, eventos
- Tarefas pendentes
- Vendas e perdas registradas
- Scoring history
- Dados em listas estáticas (lead some delas)
Exporte antes: se houver chance de você precisar dos dados depois, exporte (veja Exportar contatos) ou peça extração ao suporte.
Como excluir definitivamente
A UI padrão não tem botão de "Excluir definitivamente" no drawer — o botão visual é Arquivar contato.
Pra exclusão real:
1.Arquive o lead primeiro (pelo botão "Arquivar contato"). 2.Acesse a página de leads arquivados. 3.Use o botão Excluir definitivamente (se disponível). 4.Confirme com aviso. 5.O lead some pra sempre.
Se essa opção não estiver visível na sua versão, contate suporte com:
-Lead ID -Justificativa (ex: pedido LGPD do cliente) -Confirmação que você é admin do tenant
Suporte executa a exclusão manualmente e te envia confirmação.
Excluir em massa
Pra excluir muitos leads de uma vez (ex: limpar dados antigos):
-Via API com endpoint de DELETE. -Via suporte com critério (ex: "todos os leads do tenant criados antes de 2024"). -Ferramenta interna Toolbox (apenas super-admin Syncro tem acesso).
Status merged (relacionado mas diferente)
Além de active e arquivado, há um terceiro status: merged. Quando você mescla duplicatas, o lead secundário (que foi absorvido) fica com status merged e referência ao primário em merged_into.
-Lead merged some das listagens (similar a arquivado).
-Não é apagado — é preservado pra auditoria.
-Pra acessar, busque direto pelo ID via URL /contatos/{id} ou peça suporte.
E os dados sensíveis (LGPD)
Cliente pediu exclusão dos dados pelo direito ao esquecimento:
1.Confirme identidade do solicitante. 2.Arquivar primeiro (pra parar processamento). 3.Solicitar exclusão formal pelo suporte com: -Email do cliente -Lead ID -Justificativa LGPD -Termo de confirmação 4.Suporte processa em até 30 dias úteis (prazo legal LGPD). 5.Você recebe confirmação por email.
Pra mensagens em conversas de chat (WhatsApp, Instagram), a exclusão acontece em cascata — todas as mensagens são apagadas junto.
Comparativo final
| Cenário | Operação certa |
|---|---|
| "Esse cliente sumiu, mas pode voltar" | Arquivar |
| "Lead duplicado, tenho outro" | Mesclar (vira merged) |
| "Cadastrei errado, queria refazer" | Excluir (suporte) |
| "Cliente pediu LGPD" | Excluir (suporte com termo) |
| "Tava testando, quero limpar" | Excluir (suporte ou via API) |
| "Lead frio há meses" | Arquivar |
Em caso de dúvida, arquive primeiro. Excluir você pode fazer depois — o caminho contrário não existe.
Próximos passos
-Pra reduzir base sem perder dados, considere listas estáticas com leads inativos. -Pra exportar antes de excluir, veja Exportar contatos. -Pra mesclar em vez de arquivar, veja Detectar duplicatas.
Artigos relacionados
-Detectar e mesclar duplicatas -Exportar contatos -Listas de contatos -Excluir conta