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Lembretes automáticos de eventos

Updated on April 30, 2026

Toda vez que você cria um evento na agenda do Syncro vinculado a um lead, o sistema automaticamente programa lembretes via WhatsApp pra serem enviados antes do horário do evento. Por padrão, são dois lembretes: um 24 horas antes e outro 1 hora antes. Cada um vai como mensagem de WhatsApp pelo agente IA configurado, lembrando o lead da reunião.

Esse artigo mostra como funcionam os lembretes, como customizar offsets e mensagem, e o que fazer quando algo dá errado.

Pré-requisitos

  • Evento criado na agenda vinculado a um lead (campo lead_id populado).
  • Pelo menos uma instância de WhatsApp conectada ao tenant.
  • (Recomendado) Um agente IA configurado pra enviar mensagens de eventos.

Como funciona

Quando um evento é criado:

  1. O CalendarOrchestrator pega o event.starts_at e os offsets configurados (default: 24h e 1h antes).
  2. Cria registros na tabela event_reminders com:
  • tenant_id, lead_id, calendar_event_id
  • event_starts_at — horário do evento
  • offset_minutes — quantos minutos antes do evento
  • send_at — calculado: event_starts_at - offset_minutes
  • body — texto da mensagem (já renderizado com placeholders substituídos)
  • status='pending'
  1. O cron whatsapp:send-event-reminders roda a cada 1 minuto e:
  • Busca reminders com status='pending' AND send_at <= now
  • Pra cada um, envia mensagem WhatsApp pro lead
  • Marca status='sent' e sent_at = now
  • Se falhar, marca status='failed' com mensagem de erro

Offsets default (24h e 1h)

Os offsets default são [1440, 60]:

  • 1440 minutos = 24 horas → lembrete enviado 1 dia antes do evento
  • 60 minutos = 1 hora → lembrete enviado 1 hora antes

Esses são bons defaults pra reuniões comerciais — 1 dia antes pra confirmar e 1 hora antes pra lembrar.

Mensagem padrão

O texto default usa placeholders:

"Olá {{lead_name}}! Lembrete: você tem {{event_title}} agendado(a) para {{event_date}} às {{event_time}}. Nos vemos em breve!"

Substituições automáticas:

  • {{lead_name}} — nome do lead vinculado
  • {{event_title}} — título do evento
  • {{event_date}} — data formatada (ex: 15/05/2026)
  • {{event_time}} — horário formatado (ex: 14:30)
  • {{event_location}} — link / endereço se houver

Exemplo de mensagem renderizada:

"Olá Maria! Lembrete: você tem Demo do produto X agendado(a) para 15/05/2026 às 14:30. Nos vemos em breve!"

Customizar offsets e mensagem (por evento)

Hoje a UI não permite alterar offsets ou mensagem por evento individual no Syncro — usa sempre o template padrão e os defaults.

Pra customizar:

  1. Configurar no agente IA — se o evento for criado por um agente IA com tool de calendário, o agente pode definir reminder_offsets customizado e reminder_message_template próprio.
  2. Via API (se você tem acesso) — ao criar evento, passar parâmetros customizados.
  3. Pedir ao suporte pra ajustar template default do tenant.

Customizar por agente IA

Se você usa Agente IA com tool de calendário habilitada (campo enable_calendar_tool=true no agente), pode configurar:

Campo Descrição
enable_calendar_tool Permite o agente criar eventos
calendar_tool_instructions Instruções específicas pro agente sobre uso do calendário
reminder_offsets Array de minutos (ex: [1440, 60, 30] = 1d, 1h, 30min)
reminder_message_template Template customizado da mensagem

Quando esse agente cria evento na agenda, os lembretes seguem a configuração dele (não os defaults globais).

Veja Tools do agente IA.

Onde os lembretes aparecem

Os reminders são invisíveis pro usuário do CRM hoje — não há UI listando "próximos lembretes a serem enviados". Você consegue ver:

  • Logs do cron se tiver acesso (mensagens "✓ Lembrete #X enviado pra lead #Y").
  • Histórico de mensagens do lead no chat — quando o reminder dispara, aparece como mensagem outbound do número configurado.

Status do reminder

Status Significado
pending Aguardando o send_at chegar
sent Enviado com sucesso
failed Tentou enviar e deu erro (cliente sem WhatsApp, instância desconectada, etc)
cancelled Reminder cancelado (evento foi cancelado ou reagendado)

Reagendar lembretes (quando edita evento)

Se você edita o horário de um evento que já tem lembretes pendentes:

  • O Syncro automaticamente recalcula send_at dos reminders pendentes.
  • Reminders cujo novo send_at já passou são marcados como cancelled.
  • Reminders no futuro continuam ativos com horário ajustado.

Exemplo:

  • Evento marcado pra 15/05 às 14:00.
  • Reminders pendentes: 14/05 às 14:00 (24h antes) e 15/05 às 13:00 (1h antes).
  • Você reagenda o evento pra 16/05 às 14:00.
  • Sistema recalcula: 15/05 às 14:00 e 16/05 às 13:00.

Cancelar lembretes (quando cancela evento)

Se você exclui ou cancela o evento:

  • Todos os reminders pendentes são marcados como cancelled.
  • Reminders já enviados ficam com sent (histórico preservado).

Não há "cancelar lembrete específico" via UI — só cancelando o evento todo.

Erros comuns

"Lembrete não foi enviado"

Possíveis causas:

  1. Instância WhatsApp desconectada — verifique status em Configurações → Integrações.
  2. Lead sem telefone — reminder precisa de phone no lead pra enviar.
  3. Janela 24h fechada (Cloud API) — se o número é Cloud API e o lead não respondeu nas últimas 24h, o sistema bloqueia envio. Considere fallback pra template HSM.
  4. Cron não rodou — raro, mas pode acontecer se o servidor estiver com problema. Reminder fica pending até cron rodar de novo.

"Lembrete enviado em horário errado"

Geralmente é problema de timezone:

  • Conferir o timezone do evento (default America/Sao_Paulo).
  • Verificar se sua conta tem timezone configurado corretamente em Configurações → Perfil.

Volume de lembretes

Se você tem muitos eventos marcados (centenas por dia), o cron envia em batches. O processamento é bem rápido (segundos) e não impacta o sistema. Em casos extremos (>1000 reminders pendentes simultâneos), pode haver pequeno atraso de minutos.

Lembretes pra eventos do Google

Eventos importados do Google Calendar (source='google') também geram lembretes se forem vinculados a um lead. O comportamento é idêntico — os lembretes são gerados pelo Syncro, não pelo Google.

⚠️ Atenção: o Google Calendar tem seu próprio sistema de lembretes (por email/notificação push do app). Esses são independentes do lembrete WhatsApp do Syncro. O lead pode receber 3 lembretes se tudo estiver ativo: 1 do Google email, 1 push do Google, 1 do Syncro WhatsApp.

Limitações conhecidas

  • Sem UI pra listar ou gerenciar reminders ativos.
  • Sem botão pra forçar reenvio de reminder específico.
  • Sem edição de mensagem por evento (só por agente IA).
  • Sem cancelamento individual de reminder.

Pra qualquer dessas operações, contate suporte ou use a API se disponível.

Próximos passos

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