Auto-criar leads de WhatsApp e Instagram

Uma das maiores forças do Syncro é a auto-criação de leads quando alguém te manda mensagem pela primeira vez no WhatsApp ou Instagram. Sem isso, vendedores precisariam manualmente cadastrar cada lead que escreve no chat — operação tediosa que vira gargalo.

Com a auto-criação ativada, o fluxo é: cliente manda WhatsApp → Syncro detecta que não há lead correspondente → cria lead automaticamente no pipeline configurado, na primeira etapa, com a fonte (source) correta. O vendedor já vê o lead aparecer no CRM e pode começar a atender.

Pré-requisitos

• Permissão de admin pra configurar.

• Pelo menos 1 pipeline configurado.

• Para WhatsApp: instância conectada (QR Code ou Cloud API).

• Para Instagram: conta Instagram Business conectada (OAuth).

Toggles na configuração do pipeline

A auto-criação é controlada por 3 toggles no pipeline:

1. Criar lead automaticamente (auto_create_lead): toggle geral. Default: ativo.

2. Criar lead ao receber mensagem WhatsApp (auto_create_from_whatsapp): específico pra canal WhatsApp.

3. Criar lead ao receber mensagem Instagram (auto_create_from_instagram): específico pra canal Instagram.

Pra que a auto-criação dispare:

• O toggle geral precisa estar ativo, e

• O toggle do canal específico precisa estar ativo.

Se algum dos dois estiver desligado, a auto-criação não acontece pra aquele canal.

Configurar

1. Acesse Configurações → Pipelines.

2. Clique no pipeline desejado.

3. Clique em Editar funil.

4. No drawer, localize a seção de Configurações de auto-criação.

5. Marque/desmarque conforme necessário:

• ✅ Criar lead automaticamente (toggle geral)

• ✅ Criar lead ao receber mensagem WhatsApp

• ✅ Criar lead ao receber mensagem Instagram

6. Salve.

Como funciona quando uma mensagem chega

WhatsApp

1. Cliente manda mensagem no número do tenant.

2. QR Code / Cloud API envia webhook pro Syncro.

3. ProcessWahaWebhook (ou ProcessWhatsappCloudWebhook) processa:

• Procura se já existe WhatsappConversation com aquele telefone.

• Se existe: atualiza a conversa, salva mensagem nova. Não cria lead novo.

• Se não existe: cria conversa nova e verifica:

• Pipeline marcado como padrão tem auto_create_lead=true AND auto_create_from_whatsapp=true?

• Plano tem slots disponíveis (max_leads)?

• Se sim, cria o Lead com:

• name = PushName do WhatsApp (ou número se não tiver nome)

• phone = número

• source = whatsapp

• pipeline_id = pipeline configurado

• stage_id = primeira etapa (menor position)

4. Vincula a conversa ao lead criado.

5. Aparece no kanban e na listagem de Contatos.

Instagram

Mesmo fluxo:

1. Cliente manda DM via Instagram.

2. Webhook chega.

3. Se não há InstagramConversation correspondente:

• Cria conversa nova

• Cria lead com source='instagram', pipeline_id configurado, primeira etapa.

4. Lead aparece automaticamente.

Qual pipeline é usado

Por padrão, o Syncro usa o pipeline marcado como padrão (is_default=true).

Se você tem múltiplos pipelines (Comercial, Suporte, etc), só um pode ser padrão. Pra mudar:

1. Configurações → Pipelines.

2. No pipeline desejado, clique em Definir padrão.

3. O anterior perde o status, o novo vira padrão.

4. Lead novos via auto-criação vão pra esse pipeline.

💡 Dica: pra direcionar leads de canais diferentes a pipelines diferentes (ex: WhatsApp Comercial vs Instagram Suporte), você precisaria de lógica adicional via automação:

• Crie automação com gatilho lead_created + condição source = whatsapp → ação move_pipeline pra pipeline X.

• Outro com source = instagram → pra pipeline Y.

Veja Automações.

Limites de plano

Auto-criação respeita o limite de leads do plano:

• Se você está no plano Trial com 200 leads e atinge o teto, mensagens novas continuam chegando mas leads não são criados (até você fazer upgrade ou apagar leads antigos).

• Conversas continuam normalmente (sem lead vinculado).

Pra reativar auto-criação após bater limite:

1. Faça upgrade ou

2. Apague / arquive leads antigos pra liberar slots.

Desligar auto-criação temporariamente

Cenário: você tá fazendo limpeza de banco e não quer leads novos sendo criados nessa janela.

1. Edite o pipeline padrão.

2. Desmarque o toggle de auto-criação geral.

3. Salve.

4. A partir daí, mensagens chegam normalmente mas não criam lead novo.

5. Quando terminar a limpeza, reative.

⚠️ Atenção: durante o período desligado, mensagens recebidas continuam visíveis no chat, mas sem lead vinculado. Se um cliente importante mandar mensagem nesse momento, você precisa criar o lead manualmente depois. Use com critério.

Auto-criação por feature flag (Site / Lead Ads)

Além de WhatsApp e Instagram, outros canais também criam leads automaticamente:

• Formulários públicos: cada submit cria lead. Veja Formulários.

• Facebook Lead Ads: leads do Meta entram via webhook. Veja Facebook Lead Ads.

• Site (chatbot): conversas no widget criam lead. Veja Chatbot site.

• API: integrações externas via API REST v1.

Cada um tem seu próprio mecanismo, mas o fim é igual: lead aparece no Syncro pronto pra atender.

Source — origem do lead

Cada canal define a source automaticamente:

A source ajuda a filtrar e analisar de onde vêm os leads.

Lead criado via auto: o que vem preenchido

Inicialmente:

• Nome: PushName do WhatsApp ou username Instagram (se disponível). Senão, o número ou identificador.

• Telefone (WhatsApp): preenchido normalizado.

• Email: vazio.

• Empresa: vazio.

• Valor: 0 (default).

• Pipeline / Etapa: padrão configurado.

• Tags: vazias.

• Source: do canal.

• UTMs: capturadas se vieram via link de Botão WhatsApp com tracking.

O vendedor responsável (ou IA) enriquece os dados conforme conversa: adiciona email, valor estimado, tags relevantes.

Atribuição automática

Lead criado por auto-criação fica sem responsável (assigned_to=null) por padrão. Pra atribuir automaticamente:

• Configure o departamento padrão do número de WhatsApp ou conta Instagram.

• Departamento usa estratégia de atribuição (round-robin / least-busy) pra escolher um usuário.

• Lead é atribuído a esse usuário automaticamente.

Veja Criar departamento.

Detecção de duplicata na auto-criação

Quando uma conversa nova chega e o telefone/email já existe em algum lead:

• O Syncro não cria duplicata.

• A conversa é vinculada ao lead existente.

• Lead recebe a mensagem nova na timeline.

Isso evita inflar a base com duplicatas.

Lead Scoring e auto-criação

Se há regra de scoring com evento lead_created, leads criados por auto também ganham os pontos. Veja Lead Scoring.

Não tem WhatsApp / IG conectado, e agora?

Se você desconectou (ou ainda não conectou), mensagens não chegam — auto-criação não dispara. A configuração no pipeline fica salva, mas inerte. Quando você reconectar, volta a funcionar normalmente.

Próximos passos

• Pra entender o fluxo completo do Kanban com leads novos chegando, veja Mover negócios.

• Pra automatizar atribuição/categorização de leads novos, veja Automações.

• Pra conectar WhatsApp, veja Conectar número WhatsApp.

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• Conectar WhatsApp

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