Detectar e mesclar contatos duplicados

Em qualquer CRM ativo, eventualmente surgem leads duplicados — a mesma pessoa cadastrada 2 vezes (por importações sucessivas, captura por canais diferentes, erro de digitação). Sem tratamento, isso causa caos: dois vendedores atendendo o mesmo cliente, métricas distorcidas, relatórios duplos.

O Syncro automaticamente detecta prováveis duplicatas e mantém uma fila de revisão onde você decide se realmente são a mesma pessoa e mescla os dois leads em um só, preservando todo o histórico (notas, anexos, conversas, tarefas, vendas).

Pré-requisitos

• Permissão de admin ou manager pra mesclar.

• Pelo menos 2 leads cadastrados (caso contrário não há o que duplicar).

Como o Syncro detecta duplicatas

A detecção roda em 3 momentos:

1. Em tempo real (ao criar lead)

Toda vez que você cria um lead — pelo painel, importação, formulário, WhatsApp/IG — o Syncro escaneia se há outros leads similares no banco. Se encontra com score ≥ 70:

• Aparece aviso na criação: "Possível duplicata encontrada" com lista de leads similares.

• Você pode cancelar ou criar mesmo assim (forçando o cadastro).

2. Durante importação CSV

Ao importar arquivo grande, o Syncro identifica duplicatas conforme processa cada linha. Os leads são importados, mas registrados na fila pra revisão posterior. Você termina de importar e depois mescla os pares com calma.

3. Cron diário

Todo dia às 03h30, o cron leads:detect-duplicates varre os leads criados nas últimas 24h e cria registros de possíveis duplicatas na fila. Captura casos que escaparam dos cenários anteriores.

Score de match (0-100)

O Syncro calcula um score de similaridade entre dois leads usando 3 sinais:

Score total varia de 0 a 100+:

• ≥ 70: alta probabilidade de duplicata. Vai pra fila com prioridade.

• 40-69: média. Vai pra fila pra revisão manual.

• < 40: baixa. Não entra na fila.

Acessar a fila de duplicatas

1. Acesse Contatos → Duplicatas no menu lateral (ou via filtro especial).

2. Você vê o título Revisão de Duplicatas.

3. Tabs de status:

• Pendente — aguardando sua decisão (default)

• Ignoradas — você marcou como "não é duplicata"

• Mescladas — já foram mescladas (histórico)

4. Filtros adicionais: Score mínimo (ex: só mostrar score ≥ 80).

Cada linha da fila

Mostra o par de leads suspeitos lado a lado:

E os botões de ação:

• Visualizar mesclagem — abre preview do que vai acontecer.

• Mesclar — executa a mesclagem.

• Ignorar — marca como "não é duplicata" (some da fila pendente).

Preview antes de mesclar

Sempre revise antes de mesclar. Clique em Visualizar mesclagem e veja:

• Lead primário (vai sobreviver — geralmente o mais antigo ou com mais dados)

• Lead secundário (vai ser absorvido)

• Campos a serem preenchidos: se o primário tem campos vazios e o secundário tem dados, a info é trazida pro primário.

• Tags: união dos dois (todas as tags de ambos viram do primário).

• Relações a serem migradas:

• Notas: 3

• Anexos: 2

• Tarefas: 5

• Vendas: 1

• Conversas: 2

• Sequências ativas: 1

💡 Dica: o preview te mostra exatamente o que vai acontecer. Se algo não bate (ex: valor do primário é R$ 5.000 e do secundário R$ 3.000), você decide qual vai prevalecer antes de confirmar.

Mesclar os leads

1. No preview, confirme se as escolhas estão corretas.

2. Clique em Confirmar Mesclagem.

3. O Syncro executa dentro de uma transação atômica (tudo dá certo ou nada acontece):

• Preenche campos vazios do primário com dados do secundário.

• Toma o maior valor entre os dois (se ambos têm value).

• Une as tags.

• Migra 21 tipos de relação pro primário (notas, anexos, tarefas, vendas, conversas, etc).

• Marca o secundário com status='merged', merged_into=primario.id, merged_at=now.

• Registra evento na timeline do primário.

4. Aparece o feedback Contatos mesclados com sucesso!.

5. O secundário some das listagens ativas. Ele continua no banco (status merged) pra preservar auditoria, mas não aparece em busca/filtro padrão.

O que é migrado na mesclagem (21 relações)

Quando você mescla:

Quem é o "primário"?

Por padrão, o primário é escolhido pela ordem de criação — o mais antigo. Mas você pode trocar:

• No preview, há opção (em algumas versões) pra inverter quem é primário/secundário.

• Senão, contate suporte pra inversão manual em casos específicos.

Ignorar uma duplicata (não é a mesma pessoa)

Se você analisa o par e percebe que não são a mesma pessoa (homônimos, números similares mas pessoas diferentes):

1. Clique em Ignorar no par.

2. Confirme.

3. O par sai da fila pendente e vai pra aba Ignoradas.

4. O Syncro não vai mais te alertar sobre esse par específico (mesmo se outro evento gerar score alto).

Detecção em tempo real — popup ao criar

Quando você tenta criar lead novo e o sistema detecta duplicata com score alto:

1. Após preencher os dados e clicar em Salvar, aparece o aviso.

2. Lista os leads similares com score.

3. Opções:

• Cancelar — não cria, você revisa.

• Criar mesmo assim — força a criação (entra na fila pra mesclagem posterior).

• Mesclar com lead existente — pula criar novo, atualiza o existente.

Detecção é um classificador, não um perfeito juiz

⚠️ Atenção: a detecção tem falsos positivos e falsos negativos:

• Falso positivo: 2 pessoas com nomes similares e telefones próximos (homônimos, irmãos com WhatsApp similar) podem ser sinalizadas. Sempre revise antes de mesclar.

• Falso negativo: variações grandes de digitação podem passar despercebidas. Faça revisão manual periódica se sua operação é sensível a duplicatas.

A regra é: automatize a detecção, mas humano confirma a mesclagem.

Limpeza periódica

Recomendamos rodar revisão de duplicatas mensalmente:

1. Vá em Contatos → Duplicatas.

2. Filtre por Score ≥ 80 (alta confiança).

3. Mescle os pares.

4. Filtre por Score 60-79 e revise um a um.

5. Ignore os falsos positivos.

Em 1 hora você deixa o banco limpo.

Não posso desfazer mesclagem

⚠️ Importante: mesclagem é irreversível. Não há botão "desfazer". O secundário fica preservado com status='merged' mas o histórico foi todo migrado pro primário — separar de novo seria reconstruir tudo.

Por isso o preview é fundamental. Sempre confira antes de confirmar.

Casos especiais

Lead com sequência ativa em ambos

• Primário continua na sequência.

• Secundário marca como exited.

• Sem duplicação de envios.

Lead em múltiplas listas

• Membership migra. Se primário já está na mesma lista, não duplica (deduplica internamente).

Lead com conversa em múltiplos canais

• Conversas são todas migradas pro primário.

• O lead fica vinculado a todas (WhatsApp + Instagram + Site).

Excluir lead já mesclado (status merged)

Se você quer apagar definitivamente o lead secundário (que ficou com status merged):

• A UI padrão não mostra leads mesclados.

• Pra acessar, busque por ID direto via URL /contatos/{id_secundario}.

• Ou contate suporte pra exclusão definitiva.

Próximos passos

• Pra evitar criar duplicatas no futuro, padronize importações com normalização de telefone/email antes do upload.

• Pra integração com sistemas externos (n8n, Zapier), use upsert by phone/email via API.

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